24 Caminhos para a Produtividade e outras histórias
Empreender em Tech me fez vivenciar diversos abismos emocionais, desde burnouts, depressão e ansiedade. Com isso tive que adaptar minha mente e meu trabalho. Hoje: caminhos, reflexões e histórias.
Como definir Produtividade?
A verdade é que o objetivo final de como ser de fato produtivo é algo muito pessoal… Porém, se pudéssemos sintetizar a explicação de produtividade seria algo como:
✨ Obter os resultados desejados com o menor tempo e esfoço possível.
Então, quando você está tentando entender como ser mais produtivo, o que você deveria estar procurando é uma maneira de atingir seus objetivos e conseguir ter tempo com o que realmente importa, como com a sua família, um projeto paralelo que te faça sonhar, sua saúde física e mental… Por aí vai.
Ser mais produtivo nunca foi uma equação de trabalhar mais, na verdade este é um grande mito que o mercado vem – a cada dia mais – tentando combater com mais força. E não é atoa…
O Burnout
Com o aumento dos casos, o Burnout foi adicionado pela OMS como uma das prioridades globais a serem tratadas em 2022. Alguns dados:
Ao menos 69% das pessoas no mercado de trabalho já sofreram ao menos uma vez com um Burnout (CNBC).
53% das pessoas que estão em home-office (WFH) estão trabalhando mais horas do que no escritório e quase um terço (31%) diz que está trabalhando “muito mais” do que normalmente. (Indeed)
38% das pessoas que tiveram Burnout atribuíram a causa pela pressão dos seus gestores diretos. (Indeed)
Já 21% atribuem a pressão dos gestores juntos dos clientes ou apenas dos próprios clientes (Indeed).
86% das pessoas experimentaram altos níveis de exaustão mental por virtude do trabalho (TinyPulse).
Irmãos de Trincheira
Nenhum termo relacionado a guerra é de fato interessante, todos remetem rapidamente a sofrimento, mas também, de certa forma à mim remetem a união.
Enquanto meu avô paterno ainda estava entre nós, ele sempre me contava histórias da época em que integrava a infantaria militar da aeronáutica, e algo que o meu avô sempre contava era dos companheiros de trincheira. Independente da situação e das condições, todos estavam dispostos a arriscar a vida e a brigar pelo coletivo do batalhão.
Desde quando comecei a empreender em home-office, lá em 2019 pré-pandemia, tive muitos altos e baixos e muita reflexão sobre trabalho.
Desde o começo eu tive casos de ansiedade, depressão, burnout, pré-burnout… E é durante essas recordações que se torna impossível não rabiscar um sorriso no rosto lembrando do meu sócio, irmão e companheiro de trincheira.
O Rodrigo vivenciou tudo isso comigo e sou muito, mas muito grato por tê-lo comigo, sem ele teria sido muito pior e talvez devastador. Rodrigo sempre me levantou, me acolheu e me colocou nos trilhos novamente.
Não sou muito religioso mas esta passagem na Bíblia têm uma conexão com o meu pensamento:
“Amarás ao teu próximo como a ti mesmo.”
Mateus 22:37-39
Como você será capaz de amar o próximo se você não se ama?
Para amar e ajudar o próximo, antes é necessário ser perdidamente apaixonado por si mesmo. E é o que, após esses altos e baixos envolvendo trabalho eu aprendi a fazer.
Da mesma forma como precisei do Rodrigo, a ideia de que em algum momento ele poderia precisar de mim me atormentava por não estar bem.
Depois de todos esses casos – e sessões de terapia 😅 – cheguei na conclusão que não existia nada mais importante do que eu e que ser egoísta comigo mesmo seria um ato de amadurecimento.
24 caminhos para a Produtividade
Quando eu entendi que teria que frear um pouco o ritmo de trabalho, o primeiro colateral foi começar a ser menos produtivo, para retomar os entregáveis e equilibrar com a minha vida tive que criar alguns princípios de trabalho que até viraram regras dentro das empresas que formei posteriormente.
A minha idéia é passar rapidamente por cada um deles, te explicar como equilibro profissional e pessoal, e como eu aplico para que você possa sair daqui e conseguir aplicar na prática.
1) Bloqueie a sua Agenda
A primeira dica que eu te dou é para bloquear a sua agenda. É uma dica simples mas muito eficiente, principalmente se você tem uma agenda caótica.
Esta é a minha agenda numa semana de jogo no Brasil – que aconteceu na sexta. Para me ajudar nos meus entregáveis eu travo esses slots em roxo para que eu possa focar no que eu tenho que fazer. Além disso também travo slots que envolvem os hábitos que me levam ao próximo nível, como a minha sessão de Yoga às 21h.
As suas atividades profissionais e pessoais são um compromisso ou consigo mesmo ou com a sua empresa. Crie alguns slots de Focus Mode e conclua as suas atividades.
Se a sua mente e o seu corpo não estiver bem, com toda certeza você não terá um trabalho produtivo e eficiente.
Priorize a sua mente e a sua saúde, sempre.
2) Derrote a procrastinação realizando progressivamente ações com foco nos desafios maiores
O nosso corpo e mente nasceram para serem os mestres da procrastinação, o seu corpo ainda possui o instinto de reservar o maior número de energia para a sua sobrevivência, então você soma o seu instinto com uma rede social e você se torna o/a mestre da procrastinação.
Para vencer a procrastinação é mais simples do que parece: Eleja uma tarefa e comece a fazer. Fácil assim. E sempre inicie pela pior atividade, mais confiança você fica para eliminar as menores e possivelmente esta seria a atividade que você procrastinaria até não poder mais.
Então foque na pior/maior atividade e comece por ela. Nada é difícil o suficiente para te parar. Lembre-se disso.
3) E-mail é a sua arma secreta
Reuniões improdutivas custam às empresas mais de US$ 37 bilhões anualmente.
Quase 37% do tempo de uma pessoa é gasta em reuniões – e 91% das pessoas admitem não prestarem atenção durante as reuniões. Então, use o e-mail como sua arma secreta.
Além de você conseguir resolver até três tópicos por e-mail, mesmo eles sendo complexos, você também gera um fato comprobatório o que em muitos casos é extremamente importante. Para dar um toque extra nessa dica, use o Superhuman como software para gerenciamento de e-mails, aí sim a sua vida mudará da água para o vinho.
E sim, novamente estou indicando o Superhuman para você e não, eles não nos pagam nada – infelizmente.
4) Se a tarefa vai levar menos de 1 minuto…
Faça agora e não deixe pra depois. Esta é a dica.
5) Caminhe durante o dia, várias vezes.
Não estou dizendo para você trocar de roupa e ir no parque caminhar. Mas dê um tempo a si mesmo, recomendo que use a técnica Pomodoro como sua aliada. A cada 25 minutos de foco, utilize 15 minutos para caminhar, para tomar um café, uma água e um ar.
Várias caminhadas curtas são tão boas (para não dizer “melhores”) que uma caminhada longa para a sua saúde, para a sua criatividade e para o seu córtex pré-frontal: Responsável pela resolução de problemas.
6) Multi-tarefa não existe.
Sim, existe. Você pode sim fazer várias tarefas mal-feitas ao mesmo tempo, mas não é o que queremos. 😄
O que queremos são atividades concluídas e com excelência, então concentre o seu foco em uma atividade por vez e conclua ela totalmente.
Se possível, descreva a atividade que você precisa realizar, seja em um post-it, no card do seu Trello ou no papel.
Tenha clareza da sua atividade e se possível realize a priorização das suas atividades antes de começar a botar a mão na massa. Entre no flow com foco e experiencie a sensação de leveza em ter todas as suas atividades mortas. 😌
6) Planeje a sua semana
Inicie o planejamento da sua semana no Domingo, abra a sua semana no calendário e já comece a visualizar as reuniões difíceis, o que será necessário preparar ou demandar.
Começar a sua segunda com tudo organizado e a visão holística da semana vai te dar mais confiança e te deixará preparado (a) para a semana que está por vir.
7) Organize as suas tarefas por contexto
Organize e reúna as suas atividades por contexto, se temos um problema X para resolver, o que compõem este problema? Quais são as atividades? O que é relacionado? Temos alguma interdependência?
Unificando as suas atividades está na hora de resolver, só pare quando concluir.
8) Que horas e o quê?
No mesmo exercício de listar as suas tarefas, recomendo que você utilizando a dica número 1 separe um horário específico para determinada tarefa.
Identifique o “o quê", a expectativa e em qual horário você estará focado (a) antes de começar a trabalhar.
9) Foco = Velocidade
Com sua mente fresca e focada assim como o seu corpo, junto da organização holística semanal você trabalhará mais rápido.
A sua produtividade será potencializada.
Velocidade é importante quando falamos de conclusão de tarefas.
10) 80/20
O princípio de Pareto também está presente na produtividade, 80% do seu resultado virá de 20% do seu trabalho.
Otimize as suas atividades, priorize dentro desta ótica quando estiver listando o que deve ser feito. Encontre os 20% e aproveite os 80%.
11) Priorize ou Despriorize
Entendendo rapidamente aquilo que trará 80% do seu resultado, de forma impiedosa e sem medo priorize ou despriorize.
Com o passar do tempo vamos tendo mais clareza, mas é normal você priorizar errado. Nós humanos somos péssimos em muitas coisas, e uma delas é em priorizar.
Entendendo que algo não faz mais sentido, despriorize. E entendendo que algo é muito importante, priorize afrente do planejado. Sem medo.
12) Elimine distrações
Seja analítico (a), olhe ao seu arredor e se pergunte: O que me distrai e atrapalha minha produtividade?
Dando o meu exemplo do que me atrapalha:
Notificações, bagunça em cima da mesa, louça como xícara de café, meus gatos, pessoas falando – Tudo isso me distrai. E é por isso que eu era extremamente ineficiente trabalhando presencialmente.
Avalie os seus arredores e elimine o que te distraí deixando o ambiente perfeito para a sua produtividade. Após deixar tudo pronto, arregace as mangas e foco no que deve ser feito.
E por falar em notificações…
13) Desligue as Notificações
Notificação é a forma que o seu celular e o seu computador encontraram de chamar a sua atenção. Toda vez que o seu celular apita é ele dizendo “Ei! Dá uma olhadinha aqui rapidão” e caso ceda você entra diretamente num vespeiro. Todos os aplicativos que você tem em seu celular usam como métrica de sucesso o tempo de uso e eles são mestres em fazer você gastar o seu tempo ali.
Coloque o seu celular no modo silencioso durante o dia, mesmo nos seus momentos de descanso, se não os 15 minutos de relaxamento se tornam rapidamente 2 horas onde você pode começar a resolver um problema não prioritário ou perder vendo vídeos inúteis.
14) A Regra dos Dois Dias
É muito comum termos a tentação ou de fato furarmos os bons hábitos, seja ele o de ir à academia, ler um livro, aprender algo novo ou ser mais produtivo, porém… NUNCA se permita furar DOIS DIAS seguidos dos seus bons hábitos.
Caso você fure dois dias seguidos, a probabilidade de você abdicar deste hábito é enorme.
Consistência é a chave para tudo. Se você estiver doente, se permita. Mas caso contrário, nos dias difíceis, reduza a intensidade do seu hábito, mas não abdique.
15) Automatize
Em nova análise, entenda o que você faz repetidamente e que é facilmente automatizado para eliminar. Um exemplo: As pessoas que te perguntam quando você tem um horário disponível para conversar, ao invés de ficar perdendo tempo encontrando uma lacuna disponível não é muito mais fácil e inteligente você simplesmente enviar o link da sua agenda ou usar o Calendly?
Aqui na Dayway tudo o que pode ser automatizado será automatizado e o Zapier é um grande amigo nosso nessa tarefa, mas em minha vida pessoal eu também uso. Sejam automações de agenda, de tarefas de baixo impacto ou que exigem muito contato, como bater uma lacuna na agenda.
16) Comece pelo pior
Já falamos sobre isso no ponto 2, mas comece o seu dia pela pior/maior tarefa. Garanta que o seu dia será mais leve e produtivo.
Sacrifique o seu momento atual pelo seu momento futuro.
Faça o seu “Eu” do futuro te agradecer.
17) Escreva as 3 maiores atividades
Essa dica eu aprendi com o meu psicólogo, mas antes de encerrar o seu dia de trabalho anote as suas próximas três mais importantes e impactantes atividades que serão o seu foco.
Isso te manterá com essas 3 atividades vívidas em sua mente e a possibilidade de você criar melhores soluções para elas será desproporcionalmente maior.
18) Melhoria contínua
Ao final de sexta-feira tire um momento para uma crítica sincera sua consigo mesmo, olhe para a semana e crie uma lista de lições aprendidas.
Essa lista é muito importante, eu e o Rodrigo já usamos isso tantas vezes que é sempre um aprendizado muito grande.
As lições ficam misteriosamente gravadas em sua mente e você estará em um looping de melhoria contínua.
19) Programe para depois
Use o seu e-mail ou o Slack para programar mensagens não importantes, sempre melhor tratar esses assuntos de forma assíncrona, principalmente em momentos que você não será acionado (a) imediatamente.
Então programe para depois das 18h. Será libertador.
20) Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância. Com ela, você separa as suas tarefas em quatro principais categorias:
As tarefas que você vai fazer primeiro,
As que você vai agendar para mais tarde,
As que serão delegadas e
As que serão excluídas.
Use a Matriz para te ajudar na tomada de decisão. 🤝
21) Defina cronogramas agressivos
Um exercício bem polêmico é este, eu comecei a determinar cronogramas realmente agressivos e comecei a dar o meu máximo para cumpri-los.
Misteriosamente comecei a concluir minhas atividades e fiquei impressionado com o resultado, novamente tentando combater o instinto de preservar energia comecei a investir meu tempo em executar rapidamente, com qualidade em um tempo agressivamente curto.
Porém nunca prejudiquei a qualidade pela velocidade.
Excelência deve ser um hábito.
22) Weekly pessoal
As pessoas que me conhecem ou trabalham comigo sabem que virei um adepto do Scrum para todos os momentos da minha vida, recentemente comecei a aplicar uma weekly de 30 minutos avaliando minha performance semanal, tentando entender onde mandei bem, onde mandei mal e logo encaixo com o ponto 18 para as lições aprendidas.
Quando comecei a ser mais crítico comigo, sinto que comecei a progredir mais. Mas é importante não perder a mão nesse ponto e criar uma síndrome do impostor.
Ser crítico consigo é diferente de tentar se convencer que você é inapto.
23) Seja grato e se mantenha Energizado ⚡️
Mais uma das lições aprendidas na terapia: Seja grato. Todos os dias.
Um exercício simples que ilumina o coração é ao se deitar você agradecer por três coisas no seu dia, eu até ampliei para a minha noiva antes de dormir e fazemos um momento de agradecimento.
A sensação é indescritível! Comece falando em voz alta, hoje eu sou grato por: Motivo 01, Motivo 02 e Motivo 03.
👉 O que acha de compartilhar aqui nos comentários a sua experiência com esse ponto? ✨
24) Use os Lembretes no iOS
Para potencializar os 23 pontos, use a tecnologia a seu favor, no meu caso eu utilizo os Lembretes do iPhone.
Eu uso o Lembretes em conjunto com a minha agenda, então como em minha agenda já tenho os horários travados, eu sei que quando eu devo, por exemplo fazer uma das refeições da minha dieta, este horário já está separado para que eu possa cumprir com os meus objetivos.
Além disso você consegue criar diversas listas, criar etiquetas, atribuir diferentes prioridades, se torna muito fácil anotar e ter sempre visível o que é necessário fazer. A memória humana não é das melhores, ainda mais agora que o nosso cérebro é massacrado por informações de todos os lados.
Você em primeiro lugar
Equilibrar a saúde com o trabalho nunca foi tão importante e eu te digo isso com toda propriedade do mundo, principalmente por hoje estar super bem.
Analise sua rotina, crie sistemas e processos que te ajudem a trabalhar de forma mais eficiente, lembrando que no final mesmo, ser produtivo é concluir todas as tarefas pendentes e previstas.
Se você conseguir fazer isso na metade do tempo: Ótimo.
E se eu posso te deixar um conselho de coração é: Nunca aceite que a sua saúde seja prejudicada. Citando Naval Ravikant, evite a ruína e não há nada mais sem volta do que a sua saúde ser prejudicada. Se alguém tentar te convencer do contrário: Fuja. Essa pessoa ou essa empresa não te merece.
Até a próxima, meu/minha parceiro (a) de trincheira! 👋
O que você achou desse conteúdo?💡
Excelentes dicas! Algumas delas eu já praticava e outras já estou incorporando aqui na rotina! Show de bola o conteúdo!
Priorização cria foco, foco cria produtividade!