Framework da Coinbase: Como tomar decisões difíceis
O dia-a-dia do empreendedor está envolto na tomada de decisões impactantes, o que o leva a ter inúmeras reuniões, porém como tornar o processo inteligente, ágil e mais assertivo? Hoje na B2B.
Decisões difíceis
Tomar decisões com toda certeza são a maior parte do seu dia. Tim Cook, CEO da Apple, diz que o trabalho dele por dia é tomar uma decisão, uma única decisão de forma assertiva.
Neste post, compartilharei uma estrutura que usamos aqui na Dayway para tomada de decisões, este é um Framework utilizado na Coinbase e compartilhado pelo Brian Armstrong, CEO da Coinbase, que nos ajuda a tomar decisões de forma mais eficazes.
Porém, antes de falarmos de processo e explicar o framework, é importante falarmos dos nossos valores fundamentais que incluem comunicação clara e execução eficiente.
Este framework utilizamos para as seguintes decisões:
Se deve ou não contratar aquele(a) candidato(a);
O que priorizar no backlog de produto;
Comprar ou vender uma empresa (Coinbase);
Uma nova tecnologia;
E possíveis desligamentos.
Este framework vai te ajudar a evitar reuniões intermináveis, discussões e suposições, ao menos foi assim que nos impactou.
Para te ajudar, adaptamos o framework e você pode acessá-lo clicando aqui.
As três etapas do Framework são divididas em:
Defina os parâmetros
Votação
Decisão
Como é uma boa tomada de decisão?
Antes de falarmos detalhe a detalhe do framework, vamos voltar um passo e falar sobre o que é ou o que não é uma boa dinâmica para uma boa tomada de decisão:
Quando o Framework se faz necessário?
A grande maioria das decisões em uma empresa são de baixo risco e devem ser tomadas unilateralmente pelo responsável pela área (por exemplo, devemos mudar a reunião de segunda para terça desta semana).
Este framework de fato só será necessário quando não há clareza, segurança ou alinhamento sobre uma decisão de maior risco. Um risco mais alto pode significar que está decisão terá implicações de longo prazo, consequências de segundou ou até mesmo terceiro grau, ou que pode ser caro arrumar se a decisão errada for tomada.
O processo pode ser – e deve ser – bastante leve (já executamos do início ao fim em menos de 15 minutos, ao vivo durante uma reunião), mas também pode ser usado por várias semanas para decisões maiores.
Com experiência, você pode saber com antecedência quando o framework será benéfico. Outras vezes, só ficará claro quando você perceber que há discordância ou falta de clareza sobre o próximo passo.
Seja qual for o caso, depois de decidir que usar o framework será necessário, você pode seguir as etapas abaixo.
A estrutura de tomada de decisão
Vamos para a estrutura e como ele funciona na prática, começando pela definição dos parâmetros!
1. Defina os parâmetros
Nesta etapa, você colocará todos na mesma página sobre como a decisão será tomada. Isso ajuda com que todos estejam alinhados e comprometidos com o buy-in, minimizando atritos no futuro.
Note os seguintes pontos:
A data da decisão:
Quando: Escolha um prazo com antecedência para ajudar a evitar a paralisia da análise (esperar muito para que mais informações cheguem). Também dá garantia a quaisquer partes que estejam bloqueadas esperando que essa decisão seja tomada.
A data de revisita:
Data mais antiga para revisitar: Peça ao grupo envolvido para concordar com antecedência por quanto tempo eles se comprometerão com essa decisão. Isso ajuda a evitar revisitar a decisão prematuramente. Nenhuma decisão é definitiva, você só quer um acordo claro sobre como e quando será revisto. O tomador de decisão também tem o direito de apertar o “botão de emergência” no caso de uma decisão dar errado, para antecipar essa revisita.
Existem três tipos de pessoas que devem estar envolvidas em qualquer decisão.
Tomador(es) de decisão: Aqueles que tomam a decisão.
Formadores de opinião ou técnicos: Aqueles que influenciam a decisão.
Partes afetadas: Aquelas afetadas pela decisão.
O número ideal de pessoas para participar é entre três e oito pessoas. Há retornos não satisfatórios para discussões em grupo que ultrapassam esse número. E a decisão pode afetar um grupo muito mais amplo (as partes afetadas), então tente ter cada parte afetada representada por pelo menos um provedor de entrada.
Por fim, existem três tipos de decisões:
Binário: Decisão sim ou não, como contratar alguém, desligar ou comprar uma empresa.
Priorização: Força a classificação de várias opções, como escolher as próximas 5 funcionalidades para priorizar entre as 100 opções possíveis.
Escolha: Escolher uma única opção entre muitas possibilidades, como o nome para um novo produto ou projeto, (ex: No nosso caso, apelidamos o nosso produto de Galileo 🤓 – go to Saturn and beyond)
“Um bom plano, executado com violência AGORA, é melhor do que um plano perfeito na próxima semana.” - Gen. George S. Patton
Um tomador de decisão ou vários?
Para a maioria das decisões, gosto de escolher um tomador de decisão para simplificar. No entanto, pode fazer sentido ter vários tomadores de decisão para decisões de alto risco (onde o custo de uma decisão incorreta é maior do que o custo de uma decisão correta).
Da mesma forma que um banco pode exigir várias aprovações para movimentar uma grande quantia de dinheiro, você pode colocar “controles” em torno de decisões de alto risco adicionando mais tomadores de decisão e dando a cada um o direito de veto. Isso significa que uma decisão sim só pode acontecer se todo tomador de decisão acordar.
Você também por exigir um sim unânime de cada participante, isso minimizará ainda mais o potencial negativo, mas também limitará a vantagem do framework. Sim, as decisões em algumas áreas (por exemplo, capital de risco) podem parecer apostas contrárias com as quais um grande painel de pessoas provavelmente não concordaria, por isso pode ser perigoso optar pela unanimidade.
Equilibre essas compensações para encontrar o número certo de participantes para a sua decisão.
Em geral, se o custo de uma decisão errada for tolerável, escolha um único tomador de decisão para capturar o bônus de velocidade. Se uma decisão errada for irreversível ou muito cara, adicione mais tomadores de decisão.
2. Votação
Em seguida, você precisará reunir todos os participantes (e tomadores de decisão) em uma sala para compartilhar informações e registrar seus votos.
Enumere as opções
Faça um mini brainstorm aqui de opções. Vá para a quantidade primeiro e adie o julgamento. Faça com que todos pensem criativamente. Quando terminar, veja se consegue consolidar alguma das opções que são duplicadas. Nota: você pode pular isso se estiver tomando uma decisão binária porque já conhece as opções: sim e não.
Dados atuais
Se houver dados coletados de clientes, testes divididos, equipe jurídica, consultores externos, etc, agora é a hora de apresentá-los ao grupo. Idealmente, crie um documento para apresentar aos participantes antes da reunião.
Primeira rodada de votação (às cegas)
Capture a primeira rodada de votos (de formadores de opinião) para medir a temperatura da sala, idealmente sem que ninguém veja os outros votos antecipadamente. Para uma decisão binária, faça com que todos apontem o polegar para cima ou para baixo na sala. Para uma decisão de priorização ou escolha, faça com que todos atribuam votos em uma planilha (oriente os participantes a não olharem para as outras colunas ou capture o voto perguntando).
Discussão de prós e contras
Do menos sênior ao mais, e solicite que todos compartilhem por que votaram da maneira que votaram. Permita que uma discussão de forma livre, mas com limite de tempo, siga. Capture os prós e contras discutidos de cada opção. Incentive todos a falar, ficar curioso e aprender algo novo. Você encontrará frequentemente nesta fase que existem pontos nebulosos entre todas as opções que você enumerou e nenhuma opção claramente “melhor”. Você pode continuar atualizando a lista, adicionando ou consolidando opções.
2ª rodada de votação
Finalmente, depois que cada provedor de entrada ouvir o que os outros pensam (compartilhamento de informações totalmente conectado), peça uma segunda rodada de votação e veja se os votos de alguém mudaram. Capture a segunda rodada de votos na planilha para manter os registros.
Ocasionalmente, você terá um consenso claro na sala nesta etapa, e o trabalho do tomador de decisão é fácil. Eles podem simplesmente comunicar sua decisão e o processo está completo. Mas, mais frequentemente, o(s) tomador(es) de decisão passarão para a etapa final.
Se necessário, você pode completar rodadas adicionais de discussão e votação, dentro das restrições da data da decisão.
3. Decisão
Tomar a decisão
O(s) tomador(es) de decisão agora pode(m) levar um dia ou dois para deliberar sobre a decisão e fazer uma reunião final. Mesmo que não haja uma opção “melhor” clara, eles ainda precisarão decidir até a data da decisão.
Comunique-o
Envie a decisão por e-mail para todos aqueles que são afetados por ela. Inclua uma lista de fornecedores, opções consideradas, uma breve justificativa (prós e contras) e a data de revisão. Você não precisa incluir quem votou de que maneira, já que todos estão avançando como uma equipe unificada neste momento.
Exemplo de um e-mail formalizando entre as partes da nossa última tomada de decisão em produto Comemore a decisão
Por fim, salve a planilha em um local permanente (como o Google Docs) onde possa ser revisada posteriormente. Você pode querer agendar um lembrete na data de revisita para reunir os participantes novamente como um exercício de aprendizado. Isso pode ser divertido para revisar como decisões erradas foram tomadas (post mortems) e para se proteger contra revisionistas de história, o famoso: “eu sabia que não funcionaria!”.
Se a decisão foi controversa, formalizar por e-mail dará às pessoas tempo para processar de forma assíncrona, em vez de obter suas primeiras reações ao vivo na sala.
Conclusão
Decisões difíceis podem ser um ponto de estresse em muitas empresas, mas não precisam ser. Em empresas de alto desempenho, são oportunidades para progredir rapidamente, inovar e vencer.
Há muitas maneiras de atrapalhar a tomada de decisões e, como qualquer coisa, você vai melhorando com o tempo. O próprio Brian criou uma lista de modos de falhar e deu um nome memorável para cada uma delas:
Essa estrutura ajudou a Dayway e a Coinbase a tomar decisões melhores, mais rápidas e com mais adesão. Espero que você ache útil e utilize!
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