O que faz e o que eu aprendi sendo um Chief of Staff na Autodesk | por Rob Dickins
Hoje a nossa primeira contribuição internacional (e com chave de ouro): Rob Dickins, VP e Chief of Staff da Autodesk (ADSK) – empresa listada, com faturamento superior a US$ 5 bilhões, hoje na B2B.
Olá leitores e leitoras da Builders 2 Builders! 👋 🇧🇷
Fico inspirado pelas oportunidades de mercado do Brasil e da América Latina, espero que os insights deste meu conteúdo possam ajudar equipes e empresas a alcançar ainda mais seu potencial. Espero que você goste!
Eu ocupei o cargo de Chief of Staff por mais de 6 anos, sob a liderança de 3 Seniors VPs diferentes (um dos quais atuou como Diretor de Produto e Co-CEO da empresa), e dentro de 2 área diferentes (Vendas e Produto). Através desta experiência, aconselhei dezenas de pessoas, como líderes que desejam contratar um(a) Chief of Staff, pessoas recém-promovidas para o cargo e também aqueles que desejam ocupar a posição. Essas pessoas vieram até mim procurando insights sobre o que aprendi e como vejo o papel. Estou escrevendo este artigo para refinar e codificar o que compartilho nessas conversas e mentorias; minha esperança ao fazer isso é que uma comunidade mais ampla de pessoas possa ter acesso a essa reflexão e construir sobre ela.
First things First – Breve contexto
A imagem tradicional que vem à mente quando se ouve as palavras "Chief of Staff, ou Chefe de Gabinete" é a Casa Branca, e especificamente o Chefe de Gabinete da Casa Branca. Esse cargo existe há décadas e muito já foi escrito sobre o assunto (talvez até mais do que o normal nos últimos meses, mas vou evitar transformar isso em um post político).
O papel do Chief of Staff (CoS) surgiu no cenário empresarial mais recentemente... nos últimos 5 a 10 anos, de acordo com a minha própria estimativa. Uma teoria sobre o motivo está relacionado ao aumento do ritmo de mudanças externas, que por sua vez tem forçado cada vez mais empresas a transformar suas organizações e lidar com novos graus de complexidade. Como o papel do CoS geralmente é designado para ajudar a trazer ordem às coisas, a tendência crescente faz sentido. Hoje em dia, você pode pesquisar no LinkedIn e encontrar facilmente pessoas que trabalham neste cargo ou vagas abertas procurando essa posição.
O ponto de vista que vou compartilhar abaixo é baseado na minha experiência trabalhando na Autodesk, uma grande empresa do mercado de software, de capital aberto e focada em construir ferramentas para pessoas que criam coisas.
Três Orientações para o cargo de Chief of Staff
Na minha experiência, cheguei a acreditar que existem três orientações potenciais que um Chief of Staff pode ter em termos de foco e impacto.
Todas as três orientações envolvem a mesma estrutura de reports, mas como cada escopo do cargo – e a priorização do que deve ser feito – pode variar, eu acredito que fundamentar a conversa nessas três orientações vão ajudar a criar uma imagem sólida sobre o cargo.
Orientação #1 — O Principal
A minha primeira orientação é que você se concentre no Principal — o líder para quem o CoS irá reportar. O “Principal” pode ser um(a) CEO, o líder de uma unidade de negócios ou o líder de uma área. Nesta orientação, o objetivo do CoS é fazer coisas que permitam ao Principal ter mais performance.
O que você pode fazer para garantir mais performance ao Principal? É uma mistura de coisas, você pode ser:
Um(a) conselheiro(a) estratégico(a) e confidente (uma pessoa altamente confiável com quem discutir e testar ideias);
Um conjunto extra de mãos (para ajudar no desenvolvimento de apresentações ou escrever comunicações);
Um(a) alternativa ao Principal (para pessoas que não conseguem tempo com o Principal); e/ou
Um(a) organizador(a) (para ajudar a gerenciar as prioridades, projetos, decisões e ações que devem estar no “espaço cerebral” do Principal).
Por conta deste foco no Principal como indivíduo, os deveres do papel nesta minha primeira orientação às vezes podem parecer como um "super assistente".
Mas há muita importância no papel, além de explicar no decorrer deste artigo, também te recomendo ler esta carta de um CEO explicando a importância do(a) Chief of Staff.
Orientação #2 - A Liderança
A minha segunda orientação é pra você ir além do Principal e também focar na liderança a qual o Principal preside. Analogamente à primeira orientação, o objetivo do Chief of Staff neste caso é fazer coisas que permitam que a esses lideres operem em um nível mais elevado da performance.
Para conseguir isso, você vai precisar de um conjunto de habilidades mais amplo e talvez mais sofisticado do que na Orientação #1.
O que você pode fazer para potencializar a performance dos líderes:
Formular e gerenciar a agenda estratégica da equipe de liderança;
Definir o ritmo das interações da liderança e conduzir reuniões de equipe;
Identificar tópicos importantes e sistemas para a liderança; e
Garantir uma dinâmica de equipe forte e franca, criando um ambiente ideal para um diálogo produtivo e profissional.
Novamente, olhando de fora da pode parecer como "a pessoa que desenvolve a pauta da reunião da equipe". Visto de dentro, muitas vezes é muito diferente. Times que trabalham com o cargo de Chief of Staff relatam que a pessoa é como "a cola que nos mantém trabalhando juntos como uma equipe coesa e eficaz".
Nesta segunda orientação, eu acho útil pensar em cinco grandes pilares:
Interagir — Como posso ajudar a liderança a trabalhar melhor em conjunto?
Interface — Quais são as interfaces críticas entre essa equipe de liderança e outras organizações lideranças na empresa? Como posso ajudar a fortalecer essas interfaces?
Planejar — Como posso projetar e orquestrar nossas estratégias e planejamentos para alcançar os melhores resultados?
Medir — Como estamos metrificando nosso progresso e como estamos nos responsabilizando para alcançar os resultados.
Comunicar — O que estamos transmitindo para a empresa em geral, em que frequência e por meio de quais canais?
Além desses pilares, pode ser pedido à você que cuide diretamente de certas iniciativas ou equipes. Por exemplo, pode haver um novo time na empresa, mas ainda não temos certeza onde alocar; colocar essa equipe sob a responsabilidade de um(a) Chief of Staff fornece um local neutro com alguma cobertura e proximidade ao Principal enquanto o ramp-up acontece. Outro exemplo pode ser projetos críticos de curto prazo que afetam vários membros da liderança ou partes da empresa.
É importante ter em mente que é nesta orientação que o Chief of Staff pode estruturar uma pequena equipe de pessoas que possam ajudar... por exemplo, alguém que possa ajudar com comunicações internas e externas, ou um project manager que possa ajudar a aumentar a capacidade para projetos maiores que o Chief of Staff possa supervisionar.
Orientação #3 — A Empresa
A terceira e talvez a mais impactante orientação minha para um Chief of Staff é colocar a empresa no centro. Nesta orientação, o CoS está primeiro considerando (e contribuindo para) a estratégia. Uma vez que a estratégia e a direção estão claras, o CoS busca então a resposta para uma pergunta muito ampla:
"Agora que sabemos onde queremos chegar, como podemos organizar melhor a nossa empresa para alcançar esses objetivos?"
Nesta orientação, o Chief of Staff é essencialmente um Diretor de Operações (COO) disfarçado. Uma vez que pode ser desorganizado ter um monte de COOs de unidades de negócios percorrendo uma grande empresa, o título de Chief of Staff se torna mais apropriado e menos dramático. No entanto, o papel do Chief of Staff é tão importante quanto o de um COO. Para ilustrar meu ponto de vista, em minha função atual, a área de produtos que nossa liderança supervisiona inclui milhares de funcionários, em uma variedade de papéis (engenheiros, designers, gerentes de produtos, etc.), espalhados por muitos países e fusos horários diferentes, com um orçamento operacional se aproximando do de algumas empresas da Fortune 1000. Dentro deste contexto, alguém pode se questionar como uma empresa pode funcionar em um alto nível de desempenho sem um papel semelhante ao de um COO.
Nesta orientação, um Chief of Staff eficiente deve analisar como outros COOs agem em seus cargos e depois modelar o comportamento. Tópicos específicos e áreas de foco nesta orientação incluem:
Design organizacional — trabalhando com o Principal e profissionais de desenvolvimento organizacional para projetar a estrutura organizacional mais eficaz;
Principais capacidades de negócios — priorizando o que a organização precisa ser excelente, influenciando como os investimentos orientados à pessoas, processos e tecnologia podem impulsionar o avanço dessas capacidades;
Interfaces e dependências críticas — esclarecendo e supervisionando pontos de conexão dentro da unidade e com outras funções organizacionais;
Governança — definindo interações críticas recorrentes, mecanismos de inspeção e regras de decisão para garantir uma forte execução de projetos; e
Otimização — geralmente buscando e abordando lacunas e ineficiências em toda a organização. Nesse tópico, o Chief of Staff é um arquiteto principal, defensor e curador do modelo operacional da organização, assim como um COO serve essa função para uma empresa inteira.
Trabalhando com as Orientações
Todas as três orientações acima podem ser valiosas; nenhuma é inerentemente melhor ou mais apropriada em todas os contexto. Como qualquer CoS vai te dizer, o papel é sempre adaptado ao desafio e ao Principal. É por essas razões que é importante para o Principal e o CoS se reunam em uma conversa franca sobre as expectativas da atuação. Expressar de forma clara sobre como o cargo deve ser executado oferece uma visão compartilhada de expectativas que formam a base de um relacionamento bom e produtivo.
Em minha experiência, quando começo um novo relacionamento com um Principal, muitas vezes passo pelas Orientações 1, 2 e 3, quase como fases. Começamos com a Orientação #1 porque precisamos aprender o estilo, pontos fortes e fracos um do outro. Existem várias coisas que posso fazer imediatamente, que o Principal precisa, e isso proporciona um bom começo.
Depois que temos um relacionamento e dinâmica de trabalho, eu passo para a liderança da equipe (Orientação #2) e invisto mais tempo lá. Finalmente, uma vez que temos um ritmo operacional bastante sólido no nível da equipe de liderança, passo para pensar mais sobre a organização em geral (Orientação #3) .... como podemos moldar e evoluir tudo o que estamos fazendo para produzir melhores resultados e nos permitir alcançar nossos objetivos estratégicos?
Vale ressaltar que mesmo quando a orientação principal para o papel é a Orientação #3, o tipo de trabalho exigido nas Orientações #1 e #2 não desaparecem. Eles ainda são necessários para que a Orientação #3 funcione, então é mais uma questão de equilibrar as três orientações.
Criando o cargo de Chief of Staff
Se você é um Principal procurando criar uma posição de CoS, há algumas perguntas que você pode querer explorar para construir uma boa base para o sucesso:
Quais necessidades você e/ou sua equipe de liderança têm hoje? Quais necessidades você pode imaginar ter no futuro? Escreva uma lista das lacunas ou fraquezas que um CoS pode solucionar.
Feita a lista de necessidades básicas, há uma orientação preferencial para o cargo? Nos primeiros dias e ao longo do tempo?
Pense em qual orientação você está contratando. O perfil da pessoa que será bem sucedida na Orientação nº 3 é muito provável que também vai realizar as Orientações nº 1 e nº 2 muito bem, mas o contrário é improvável.
Você vê essa posição como uma oportunidade rotativa ou uma posição semipermanente? Qualquer uma das definições pode funcionar, mas você vai ter diferentes tipos de candidatos – e resultados – dependendo de como o cargo será definido.
Ainda neste contexto, você está buscando uma posição em tempo integral ou você está desejando que um(a) líder com outras responsabilidades também desempenhe o papel de CoS?
Por fim, depois de conseguir um(a) bom candidato(a), considere ajudar o(a) novo CoS a ser bem-sucedido(a), enviando mensagens claras sobre a função e a expectativa. Olhando de fora, muitas vezes é um papel misterioso e ambíguo... Um certo grau de ambiguidade pode ser interessante (porém, o escopo da função não deve ser um limitador), ao mesmo tempo também existem alguns aspectos práticos da função que podem ser articulados para uma compreensão mais ampla.
Skills importantes em um CoS
Você pode ser um Principal procurando criar o cargo, um candidato em potencial para uma posição em aberto ou um CoS atualmente na função e pensando em como melhorar seu jogo. Para todas essas situações, considere esses atributos fundamentais, independentemente da orientação:
Super Organizador — Como um CoS costuma ser orientado para ajudar a colocar ordem na casa, a pessoa precisa ser um organizador metódico. Este é provavelmente a skill mais compreendida do que define um(a) bom CoS.
Pensador Estratégico — O CoS precisa ser capaz de ver a os problemas de forma holística. Uma mentalidade estratégica ajuda a alinhar o trabalho à estratégia geral, bem como avaliar o que é urgente x importante.
Reputação GSD — GSD significa Get [Stuff] Done. O Diretor e a equipe de liderança precisam saber que as responsabilidades ou tarefas que recaem sobre o CoS serão concluídas. O CoS precisa ter a reputação de nunca deixar a bola cair.
Confiável — O CoS é frequentemente exposto a informações sensíveis ou confidenciais no curso normal da execução da função. Conseqüentemente, a pessoa que ocupar essa função deve apreciar inatamente como gerenciar essas informações com confiança e discrição.
Facilitador especialista—Finalmente, uma parte do dia-a-dia de ser um CoS requer gerenciar conversas, sintetizar vários pontos de vista e alinhar a direção... tudo de maneira imparcial e profissional. A esse respeito, a pessoa precisa ter um temperamento e ferramentas para facilitar e conseguir uma ampla variedade de conversas em vários níveis dentro da empresa. No meu caso, investi tempo e energia para me tornar um especialista em alavancar métodos de Design Centrado no Ser Humano (ou Design Thinking) porque acho que essas ferramentas são extremamente úteis para este tópico.
Concluindo
Como o ritmo das mudanças externas – e a consequente demanda por transformação contínua dos negócios – não mostra sinais de desaceleração, suspeito que veremos esse cargo continuar surgindo em mais lugares nos próximos anos.
Minha esperança é que o pensamento acima 1) contribua em uma pequena parte para ajudar mais pessoas a serem mais bem-sucedidas neste cargo e (2) os encoraje a participar do diálogo e contribuir para o pensamento em torno deste cargo tão importante e impactante.
Um abraço, de Rob Dickins 👋🇧🇷 e até a próxima!
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Traduzido por Builders 2 Builders
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