Framework: Ação Hexagonal, como simplificar problemas
Como podemos simplificar nossos problemas para resolver mais? Não é uma tarefa fácil, mas quanto mais simples são as tarefas, mais conseguimos entregar!
Desenvolver uma cultura e uma prática de simplificação exige algumas habilidades de liderança, mas as recompensas valem a pena. A Apple por exemplo, foi inteiramente construída em cima da dedicação do Steve Jobs na simplicidade do design.
O mercado exponencial de aplicativos de bem-estar, mindfulness e outros relacionados à saúde mental, mostram como nós realmente desejamos a simplicidade.
A Heidrick & Struggles, empresa de recrutamento e treinamento de executivos, descobriu em uma pesquisa com seus clientes que 67% das empresas em fase de aceleramento adotaram simplicidade em suas estratégias, modelo operacional e cultura.
Esse post é uma curadoria do post original em inglês, que você pode ler aqui, combinado com um pouco da nossa visão e experiência sobre o tema.
Esse é um conteúdo da categoria de Leadership, que é um pouco diferente do lado mais business, mas esses assuntos de carreira, visão de mundo e a perspectiva mais humanas são essenciais.
Com essa ideia em mente, Julia Hobsbawm, autora do livro “Princípio da Simplicidade“, atualizou o princípio do design thinking KISS (keep it simple, stupid | mantenha simples, bobo).
O novo modelo criado foi batizado de Ação Hexagonal ou modelo de 6 pontos. O propósito do modelo é criar uma abordagem de priorização e, consequentemente, ação, porque o que importa é que as coisas funcionem.
Estratégias baseadas nesses modelos são flexíveis e podem ser aplicadas em diversos ambientes diferentes, incluindo produtividade pessoal e brainstorming.
No livro de Richard Rumelt, “Estratégia Boa, Estratégia Ruim“, o autor reforça que podemos reduzir a complexidade e ambiguidade de problemas por meio da concentração de esforços em um ponto focal crucial da situação. Ou seja, problemas complexos geralmente são vários problemas menores, portanto a regra de manter 6 pontos focais virou certo consenso no mundo de negócios.
Pouco importa o nome do modelo, mas em inglês ele também pode ser encontrado como o acrônio ACCEPT (alignment, clarity, collaboration, ease, productivity, and time | alinhamento, clareza, colaboração, facilidade, produtividade e tempo). Em português sinto que uma metodologia com o nome ACCFPT não ia ser muito bem aceita, então vamos de modelo Ação Hexagonal mesmo!
Alinhamento
Estar alinhado significa assegurar que todos na equipe estão na mesma página. Se não estão, a maneira que o problema está sendo visto está desalinhado.
Como liderança, precisamos entender o motivo dessas diferenças, assim entendendo a situação podemos direcionar a equipe para um equilíbrio e orientar nossos esforços para apenas um foco.
Clareza
Na saúde física e mental, “neblina mental“ é um sintoma de estresse e nas organizações não é diferente. A falta de clareza deixa os obstáculos maiores do que realmente são e resolvê-los passa a ser um problema muito maior do que deveria.
Em 2008, quando Howard Schultz voltou ao Starbucks depois de um afastamento de 8 anos parece que sua visão de negócio estava mais clara do que nunca. “A empresa precisa mudar de foco, precisamos nos afastar da burocracia e nos aproximar novamente dos clientes”.
Uma cultura de abertura e clareza é fundamental para criar engajamento e resultados positivos. O foco fica tanto no macro, quanto no micro, o problema central continua ali, mas ele pode ser quebrado em pequenos passos a fim de simplificar e agilizar sua resolução.
Em um nível pessoal, a clareza sobre um assunto geralmente leva à uma chance de sucesso maior. Qual é nosso propósito? Estamos contribuindo para algo que acreditamos? Estamos na carreira/empresa certa? Se as respostas dessas perguntas são “sim”, estamos no caminho certo!
Colaboração
“Se queremos ir rápido, vamos sozinhos. Se queremos ir mais longe, vamos juntos“ Provérbio Africano
Esse é o tema que menos precisa de explicação, sozinhos conseguimos conquistar algumas coisas, mas com colaboração somamos esforços e podemos alcançar muito mais.
Em um artigo da Harvard Business Review (HBR para os íntimos), os pesquisadores identificaram uma “fórmula vencedora“ nas empresas que demonstravam níveis altos de colaboração, independente da complexidade do negócio. Empresas com treinamentos de habilidades colaborativas e suporte informal para desenvolvimento de comunidade aumentaram a performance das equipes.
Além da performance, a colaboração é essencial para a “saúde social“. Em modelos presenciais e híbridos de trabalho ainda existe a vantagem de encontrar os membros da equipe ao vivo. Agora para os modelos remotos, criar um senso de equipe e motivar um time à distância não é uma tarefa fácil.
Cada grupo de pessoas é diferente e não existe uma receita de bolo, mas tente encontrar uma maneira de fazer com que os indivíduos colaborem, seja com reuniões diárias, 1:1, check-ins e por aí vai. Depois de encontrar o que funciona para a sua equipe, os resultados serão apenas uma consequência desse esforço!
Facilidade
Existe um conceito na psicologia chamado hard-easy effect (efeito fácil-difícil), que em poucas palavras é quando prevemos incorretamenta nossa habilidade de realizar uma tarefa baseada em sua dificuldade.
As tarefas “fáceis” são menos valorizadas do que as “difíceis” e isso é só uma questão de perspectiva. Toda tarefa complexa pode ser quebrada em tarefas mais simples e no final, realizamos uma tarefa julgada difícil, realizando tarefas fáceis.
A facilidade nessa metodologia também pode ser chamada de consistência, o objetivo dessa etapa é solucionar a complexidade dos problemas transformando os mesmos em tarefas menores.
No best seller “Hábitos Atômicos” do James Clear, ele mostra que uma das partes fundamentais de criar um hábito é transformá-lo em algo tão simples que realizar a ação fica fácil. A tradução desse conceito para os negócios também se aplica, para resultados a longo prazo, precisamos ter consistência nas pequenas ações do dia-a-dia para consquistar o objetivo de maior impacto!
Só um parênteses aqui, se quiser saber um pouco mais sobre hábitos e metas, temos esse outro conteúdo que pode ajudar: Hábitos vs Metas: Benefícios da visão sistemática ⏳
Liderança para algumas pessoas é sobre ser firme e tomar decisões difíceis. Mas e se pensarmos em pivotar para fazer exatamente o oposto? O que podemos fazer para tornar nossas tarefas mais simples e fazer mais delas?
Produtividade
Essa palavra assombra o mundo corporativo faz tempo e produtividade é algo muito subjetivo, portanto deve ser algo alinhado para não gerar frustrações para todos os lados.
Conectando com os pontos anteriores, clareza e colaboração conduzem a cultura para um ambiente mais saudável. Quando o ambiente não é saudável, a empresa experiencia níveis mais altos de estresse e diversos outros pontos negativos.
Independente de como a produtividade é medida, ou até mesmo definida, na sua empresa, se a produtividade não está entregando resultados, existe algum problema dentro da empresa.
Uma melhor comunicação e conexão cria um nível de confiança maior e consequentemente uma melhor produtividade.
Tempo
Exitem dois tipos de tempo, o que nós decidimos como usar e o tempo que outras pessoas controlam. A maneira que fazemos a gestão do tempo está mudando, com o aumento de espaços de coworking, jornadas flexíveis, trabalho remoto, entre outros fatores.
O ponto é que a utilização do tempo e a produtividade mudam de indivíduo para indivíduo. Portanto em cada empresa deve funcionar de maneira diferente.
Sabemos que a tendência de quem quer se destacar é trabalhar cada vez mais, porém saber quando parar de acelerar também é uma habilidade necessária.
Ninguém precisa saber o que é um burnout passando por um, precisamos definir um limite dentro da empresa, depois que esse limite é ultrapassado, nenhum trabalho fica produtivo, nem mesmo saudável.
Pela perspectiva da simplicidade, qualidade é melhor do que quantidade. Durante uma jornada comum, ninguém é produtivo 100% do tempo (que surpresa!!), portanto, entender o que é realmente importante e dar prioridade para essas tarefas é muito mais produtivo e o tempo das pessoas é priorizado.
Aceitando a Complexidade
Falamos de um modelo de simplificação, mas é somente uma perspectiva de como enxergar problemas e situações. Na realidade, muitos problemas são realmente complexos e são esses nos fazem perder noites de sono.
Complexidade é inevitável e muitas vezes as situações saem do nosso controle, assim é importante manter o foco no que nós realmente temos controle. Os estoicos pensavam desse jeito e não é a toa que, junto com os minimalistas, estão ficando cada vez mais populares no mundo de negócios.
Em um mundo complexo, precisamos de pessoas inteligentes para resolver os problemas, portanto, a abordagem simplista é uma ferramente de liderança para manter os negócios funcionando, independente dos problemas.
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